Dönem içerisinde kullanılan masraf merkezlerinin doğru ve güncel şekilde ERP sistemine yansıtılması, gider dağılımının sağlıklı raporlanabilmesi için gerekli bir kontrol noktasıdır. Bu güncellemenin manuel yapılması, güncellenmesi gereken kayıtların atlanmasına ve raporlarda tutarsızlıklara neden olabilir. RPA (Robotik Süreç Otomasyonu), dönem içi masraf merkezi verilerini otomatik olarak kontrol ederek ERP güncellemesini uçtan uca yönetir.

Robotun İşleyiş Adımları:

• Dönem içerisinde kullanılan masraf merkezlerine ait güncellenmeye hazır verileri otomatik olarak çeker.
• Her kaydı işleyerek veri kontrolünü gerçekleştirir.
• Masraf merkezi bilgisinin ERP sisteminde güncel olup olmadığını sorgular.
• Veri güncel değilse, kaydı ERP sistemine işleyerek veri tabanı kaydını tamamlar ve bilgi paylaşımı yapar.
• Kontrol sonucunda bir hata veya tutarsızlık tespit ederse, "hata ve uyarı bildirimi" oluşturarak ilgili yetkiliyi bilgilendirir.
• Manuel müdahale gerektiren durumlarda firma yetkilisine bildirim ve onay talebi göndererek uyarı bildirimini iletir.
• Tüm güncelleme ve hata kayıtlarını masraf merkezi bazında izlenebilir şekilde raporlar.

Bu sayede ilgili departman, tüm masraf merkezi kayıtlarını tek tek karşılaştırmak yerine yalnızca robotun işaretlediği güncellenmemiş veya hatalı kayıtlarla ilgilenir. ERP sistemindeki masraf merkezi verileri sürekli güncel ve tutarlı kalır.

Sonuç olarak bu robot, masraf merkezi güncellemelerini otomatikleştirerek veri tutarlılığını artırır, zaman tasarrufu sağlar ve raporlama sürecinde sıfır hata kazandırır.